Ruokapalvelupoolin toteuttaman selvityksen tarkoituksena oli kartoittaa ruokapalvelutoimijoiden varautumisen nykytilannetta. Selvitys toteutettiin syksyllä 2025 kyselytutkimuksena, joka kohdistettiin kuntien ja hyvinvointialueiden ruokapalveluyksiköille, julkisomisteisille sidosyksikköyhtiöille ja yksityisille ruokapalvelualan yrityksille. Kyselyyn vastasi 107 organisaatiota ja vastauksia saatiin kattavasti ympäri Suomea. Kyselyn vastausprosentti oli 71.

Harjoittelukäytännöt ja suunnitelmien testaaminen

Toimijat arvioivat oman varautumisensa tasoa kouluarvosanalla 7,5. Suurimmalla osalla toimijoista on valmiina tai työn alla kirjallinen varautumis- tai jatkuvuudenhallintasuunnitelma.

Vastaajista 63 prosenttia ei ole kuitenkaan testannut suunnitelmia, joten harjoittelukäytännöissä on kehittämisen varaa.

Vararuokakäytäntöjen yhdenmukaisuus ja riittävyys

Ruokapalvelut ovat varautuneet häiriötilanteisiin konkreettisin toimenpitein, jotta toiminnan jatkuvuus voidaan turvata myös häiriötilanteessa. Yleisimpiä varautumistoimenpiteitä olivat kertakäyttöastioiden puskurivarastojen ylläpito, toimintaohjeet sähkökatkoissa ja vararuokajärjestelyt.

Vararuokaa on suurimmalla osalla vastaajista 2–3 päivän ajaksi. Vararuokana käytetään pääasiassa huoneenlämmössä säilyviä raaka-aineita. Sen jälkeen yleisimmät vararuokaratkaisut olivat pakasteet ja kylmässä säilyvät raaka-aineet sekä kuivatuotteet, kuten välipalakeksit, murot ja täyssäilykkeet. Harvemmin mainittuja olivat retkiruokatyyppiset ateriat, pakattu vesi ja itsevalmistetut, kylmässä säilyvät tai pakastetut ateriat.

Vararuokakäytännöt vaihtelevat toimijoittain. Selvityksen perusteella toimintatavat eivät ole yhdenmukaisia ja riittäviä erityisesti vakavia pitkittyneitä häiriötilanteita ajatellen. Ruokapalvelupoolin tavoitteena on käynnistää projekti vararuokaratkaisujen kartoittamiseksi ja toimijoille suunnatun suosituksen laatimiseksi.

Vastuukysymyksissä epäselvyyttä kumppaneiden kanssa

Häiriötilanteiden aikaisissa vastuissa on keskeisten kumppanien kanssa vielä kehitettävää.

Vastaajista 35 prosenttia kertoi, että varautumiseen liittyvät vastuut eivät ole selkeitä kumppanien kanssa. 22 prosenttia vastaajista ei osannut kommentoida kumppaneihin liittyviä vastuukysymyksiä lainkaan. Keskustelu ja vuoropuhelu nousevat tärkeiksi keinoiksi edistää vastuukysymyksiä.

Sopimuksellisessa varautumisessa on puutetta seurannasta

Sopimuksellinen varautuminen on tärkeässä roolissa esimerkiksi raaka-ainetoimittajien tai logistiikkayritysten tai kuntien, kaupunkien ja hyvinvointialueiden kanssa.

Suurin osa vastanneista on huomioinut kriittisten kumppanien kanssa tehdyissä sopimuksissa toiminnan jatkuvuuden varmistamiseen liittyvät toimenpiteet ainakin osittain. Useat vastaajat kertoivat, että sopimuksissa määriteltyjen varautumisvelvoitteiden täyttymistä ei seurata.

Varautumisvelvoitteisiin kiinnitetään huomiota sopimusta tehtäessä, mutta sen jälkeen asiaan harvemmin palataan esimerkiksi vuosi- tai seurantapalavereissa.

Tarvetta selkeille ohjeille ja mallipohjille

Selvityksen mukaan reilut kaksi vuotta toiminut Ruokapalvelupooli on tunnistettu alan varautumisen kehittämisen koordinaattorina.

Rajalliset resurssit haastavat ruokapalveluiden varautumista, ja joten poolin tuottamat helposti omaksuttavat ohjeet ja pohjat nähdään erittäin hyödyllisinä toimijoiden varautumisen kehittämiselle.