Etäjohtaminen on taitolaji

Etäjohtaminen on taitolaji

  • Teksti: Teemu Kokko
  • Kuvat: Pixhill, Pixabay

Johtaminen on samanlaista kanavasta riippumatta, mutta etäjohtamisella on lisäksi omia erityisvaatimuksia. Seuraavaan on kerätty joitakin oppeja kuluneen kevään ajalta.

Koronakevään aikana moni joutui tilanteeseen, jossa lähes kaikki johtaminen tapahtui äkkiä etänä. Fyysiset kohtaamiset minimoitiin ja virtuaaliset maksimoitiin. Vaikka johtaminen on lähtökohtaisesti samanlaista kanavasta riippumatta, etäjohtamiseen pätee tiettyjä erityisvaatimuksia.

Yrityksen viestintätyökalujen tulee olla ajanmukaiset, ja niiden käyttöön tulee antaa riittävästi koulutusta. Tämä takaa sen, että kaikki työntekijät ovat mukana. Yritystasolla on myös hyvä sopia, mitä nimenomaisia viestintätyökaluja yrityksessä käytetään ja mitä ei käytetä.

Jonkinasteinen sisäinen tukipalvelu on myös hyvä olla olemassa akuutteja ongelmatilanteita varten. Tuen ei aina tarvitse tulla it-vastaavalta, ja onkin järkevää mobilisoida kaikki edistyneet käyttäjät. Ajanmukaisessa yrityksessä osaamisen ei muutenkaan pitäisi aina olla työtehtävästä riippuvaista.

Työtehtävien tavoitteet ja päämäärät tulee kommunikoida riittävän selvästi, sillä etämoodissa työntekijöiltä puuttuu luontainen mahdollisuus kysyä kaverilta ja hyödyntää niin kutsuttua hiljaista tietoa. Epäselvä ja loppuun saakka harkitsematon ohjeistus johtaa epäselvään ja loppuun saakka harkitsemattomaan lopputulokseen.

Etäjohtamisessa myös korostuu välitavoitteiden hyödyntäminen, mikä mahdollistaa epäviralliset tarkistuspiteet työn edetessä. Kontrollin ja tuen raja on aina veteen piirretty viiva.
 

Pidä kiinni yhteisöllisyydestä

Etäjohtamisen suuri haaste on pitää kaikki mukana. Siksi yhteisöllisyydestä kannattaa pitää kiinni.

Joissakin yrityksissä hyödynnetään lyhyttä check-in sessiota maanantaiaamuna ja luonteeltaan sosiaalisempaa check-out sessiota perjantai-iltapäivänä. Kaikenlaiset yhteiskahvittelut, yhteiset virtuaaliset jumppasessiot, mitä meille kuuluu -tilaisuudet sekä saavutusten juhlistaminen yhdessä virtuaalisesti ovat kannatettavia.

Sen lisäksi, että työntekijät ovat näiden tilaisuuksien kautta kontaktissa toisiinsa, tilaisuudet koetaan myös enemmän ikään kuin töihin menemiseksi. Ehkä tällöin oloasu muuttuu joksikin muuksi ja kotierakoituminen vähenee.

Ihmisten itseohjautuvuustaso on varsin vaihteleva. Onnistunut etäjohtaminen edellyttääkin, että johtaja tuntee alaisensa ja näiden tarvitseman johtamispanoksen. On myös hyvä muodostaa työntekijöistä sopivia työpareja tai pieniä työryhmiä erilaisten asioiden tekemiseen. Missään ei nimittäin sanota, että etätyöskentelyn täytyy aina olla yksin tehtävää.

Joissain tilanteissa etätyö voi jopa olla perinteistä työntekoa sosiaalisempaa. Jos ja kun työtä tehdään ryhmissä, asioiden dokumentoinnin ja tietojen virtuaalisten säilytyspaikkojen tulee olla selvät.

Keskinäistä kanssakäymistä kannattaa käydä monien kanavien kautta. Jossain tilanteessa puhelinsoitto on nopein ja toimivin tapa, johonkin toiseen tilanteeseen sopii chatti,  ja luonnollisesti sähköposteillakin on oma paikkansa. Poikkeustilanteisiin sopii myös erittäin hyvin, että yrityksen ylin johto tekee aika ajoin tilannekatsauksia vallitsevasta tilanteesta. Itse tein noin kahden viikon välein kolmen neljän minuutin videoita, joissa kerroin tilanteesta ja linjauksistamme koko henkilöstöllemme.

Poikkeustilanteissa tiedon halu kasvaa eksponentiaalisesti ja käytännössä on lähes mahdotonta kommunikoida liian paljon. On tosin huomioitava, että paljon viestittäessä vaatimus viestin samansuuntaisuudesta korostuu. Ylin johto vastaa siitä, että asiat on linjattu selkeästi, loogisesti ja samansuuntaisesti.

Epäselvä ja loppuun saakka harkitsematon ohjeistus johtaa epäselvään ja loppuun saakka harkitsemattomaan lopputulokseen.

Esimiehetkin tarvitsevat tukea

Nykyaikaiseen johtamiseen ei kuulu tiukka kontrolli, mutta luonnollinen odotusarvo on, että työt tehdään sovitusti ja tavoitteet saavutetaan. Jos näin ei ole, toimintaan on puututtava välittömästi.

Etätyö ei ole tekosyy alhaisempaan suoritustasoon tai työtehtävien tekemättä jättämiseen. Erityisen huolestuttavaa on, jos työntekijää ei saavuteta millään viestintävälineellä. Tällöin voi olettaa hänen muodostaneen etätyöstä täysin oman versionsa, mikä edellyttää välitöntä puuttumista työnantajan taholta.

Useimmiten vastaan tuleva tilanne on kuitenkin henkilökohtaiset itsensä ylittämiset. Etätyöskentely nostaa usein esiin täysin uusia arjen sankareita. Heidän saavutuksiaan tulee arvostaa ja heille tulee osoittaa heidän ansaitsemansa kiitokset. Etätyössä käytännön rajoja on vähemmän, ja siksi myös ylikuormittuminen on joillekin työntekijöille ilmeinen vaara.

Etäjohtaminen on kovaa työtä ja haastaa esimiehiä. Myös esimiehiä tulee huoltaa, ja on hyvä, jos he jollain foorumilla pääsevät jakamaan hyviä käytänteitä. On luonnollista, että myös esimiesten valmiudet etätyöhön ovat vaihtelevat. Tuen antaminen, selkeät linjaukset sekä teknisiin valmiuksiin panostaminen auttavat pitkälle.

Saattaa kuulostaa banaalilta, mutta myös sillä on merkitystä, miten etätyöhön yritystasolla suhtaudutaan. Myönteinen ja mahdollistava lähestymistapa on aina kielteisyyttä ja pakon alla toimimista motivoivampi tie.

Etäjohtaminen tulee varmasti jatkossa olemaan osa meidän kaikkien työtä. Kansainvälisissä yrityksissä se on jo vuosikymmeniä ollut luonteva tekemisen muoto, mutta nyt myös pienemmät, pääosin kansallisilla markkinoilla toimivat yritykset ovat päässeet harjoittelemaan sitä.

Kuten niin monessa muussakin asiassa, oman toiminnan kriittinen tarkastelu ja erilaisten vaihtoehtojen rakentava vertailu ovat tie parempaan toimintaan. Etätyö ja sen johtaminen on haasteellista, mutta siinä piilee myös uusien kilpailuetujen saavuttamisen mahdollisuus.

 

Artikkelin kirjoittaja KTT, dosentti Teemu Kokko toimii Haaga-Helia ammattikorkeakoulun rehtorina. Vapaa-aikanaan hän tutkii asiakkuuksiin ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyviä ilmiöitä.