Kulutuspalveluja tarjoavat esimerkiksi huvi-, teema- ja elämyspuistot, seikkailu- ja ohjelmapalvelut, kylpylät ja laskettelukeskukset. Palveluntarjoajan tulee osata tunnistaa ja arvioida tarjoamaansa palveluun liittyvät vaaratekijät, -tilanteet ja riskit.

Vaarojen tunnistaminen jää usein liian pintapuoliseksi. Kulutuspalvelulaki edellyttää palveluntarjoajilta aiempaa tarkempaa vaarojen tunnistamista ja riskien arviointia.

Vaarojen tunnistamisessa tulee ottaa huomioon muun muassa palvelun toteutustapa, olosuhteet, ympäristö ja palveluun osallistuvien asiakkaiden erityispiirteet. Vaarojen tunnistamisen perusteella palveluntarjoajan pitää suunnitella ja toteuttaa palvelu siten, että vaaroja torjutaan mahdollisimman tehokkaasti jo etukäteen.

Vaarojen tunnistamisen eri näkökulmat

Vaarojen tunnistamisessa pitää ottaa huomioon fyysisen, psyykkisen ja sosiaalisen turvallisuuden näkökulmat kullekin palvelulle sopivalla tavalla. Erityistä huomiota tulee kiinnittää esimerkiksi veden varaan joutumisesta, korkealta putoamisesta tai äkillisistä olosuhteiden muutoksista aiheutuviin vaaroihin palvelua käytettäessä.

Vaaratekijät on tunnistettava palvelun kaikissa osissa ja elinkaaren jokaisessa vaiheessa. Tunnistettuja vaaroja pitää selvittää kirjallisesti sellaisina kuin ne esiintyvät kyseisessä palvelussa.

Käytännössä palvelutarjoajan on kirjattava, mitä vaaratekijöitä palvelussa esiintyy, missä paikoissa ja vaiheissa niitä esiintyy, millaisia toimenpiteitä on jo toteutettu vaaratilanteiden ehkäisemiseksi ja mitä lisätoimia mahdollisesti tarvitaan turvallisuuden parantamiseksi.

Vaarojen tunnistaminen tehtävä kirjallisesti

Kulutuspalvelulaissa ei edellytetä määrämuotoisen turvallisuusasiakirjan laatimista. Jos palvelusta on aiemmin laadittu erillinen turvallisuusasiakirja, sen käyttöä on mahdollista jatkaa. Palveluntarjoajan pitää kuitenkin varmistaa, että aiemmin laadittu turvallisuusasiakirja vastaa kulutuspalvelulain vaatimuksia turvallisuuden hallinnan dokumentoinnin osalta.

Vaarojen tunnistamisen ja riskien arvioinnin lisäksi palveluntarjoajan on kirjattava, miten palvelun turvallisuus varmistetaan käytännössä sekä miten sitä seurataan ja kehitetään jatkuvasti.

Dokumentaation on vastattava palvelun todellista toteutusta. Sen tulee kattaa kaikki tarjottavat palvelut ja kuvata niihin liittyvät vaaratilanteet sellaisina kuin ne käytännössä esiintyvät.

Lisäksi palveluntarjoajan, joka tarjoaa useita ohjelmapalveluja saman palvelun yhteydessä tai samaa palvelua useassa paikassa, on huolehdittava, että dokumentaatio kattaa riittävästi kaikkien palvelujen ja palvelukohteiden turvallisuuteen liittyvät asiat.

Kirjaamiselle ei ole muotovaatimusta

Laissa ei aseteta turvallisuusdokumentaatiolle muita muotovaatimuksia kuin että sen tulee olla kirjallinen. Kirjallinen dokumentaatio voi sisältää muutakin kuin pelkkää tekstiä. Dokumentaatio voi sisältää myös esimerkiksi kuvia ja videoita suorituspaikoista. Dokumentaation voi toteuttaa myös asiakirjoin, tiedostoina tai sähköisenä tietokantana, ja se voi sisältää erilaisia selvityksiä, ohjeita, sopimuksia, perehdytysmateriaaleja, kuvia, taulukoita, kaavioita ja numeerisia tietoja.

Palveluntarjoajan tulee itse arvioida, mikä on tarkoituksenmukaisin tapa toteuttaa palvelun turvallisuuden dokumentointi lain edellyttämällä tavalla. Palvelun turvallisuuteen liittyviä tietoja voi löytyä monista eri lähteistä.

Palveluntarjoajan on hyvä käydä turvallisuusdokumentaatio läpi palvelua toteuttavan henkilökunnan kanssa, jotta nämä tuntevat sen sisällön ja osaavat toimia sen mukaan. Turvallisuusdokumentaation läpikäynnistä henkilökunnan kanssa on hyvä pitää kirjaa, ja sen voi liittää osaksi henkilöstön perehdytysohjelmaa.

Palveluntarjoajan tulee säilyttää turvallisuuteen liittyvä dokumentaatio, mutta sitä ei tarvitse lähettää palvelujen turvallisuutta valvovalle Tukesille kuin erikseen pyydettäessä. Tukes voi pyytää palveluntarjoajaa lähettämään esimerkiksi vain dokumentaation tiettyjä osia. Tämän vuoksi dokumentaation pitää olla siinä muodossa, että sen pystyy lähettämään viranomaiselle joko sähköisesti tai postitse.